A estas alturas, todos hemos comenzado a adaptarnos a la “nueva normalidad” del trabajo remoto. Como diseñadores, algunos de estos hábitos han sido más fáciles que otros, pero hemos descubierto que la introducción de restricciones y la utilización de herramientas de diseño han ayudado enormemente.
Hoy compartiremos algunas estrategias que han funcionado para el equipo de diseño de SmartRecruiters para garantizar que continuemos avanzando rápido sin sacrificar el tiempo de colaboración.
Cómo nosotros, como diseñadores, podemos prepararnos para la nueva normalidad
Cuando piensa en trabajar desde la comodidad de su hogar, puede parecer una bendición, no hay viajes diarios que consuman su tiempo, y la flexibilidad adicional puede brindarle la oportunidad de hacer mandados, hacer ejercicio o recoger a los niños de sus diversas actividades.
Sin embargo, esta libertad también viene con responsabilidad. Debe asegurarse de tratar su trabajo remoto como trabajo real y aprovechar tanto su tiempo como lo haría en la oficina. Para muchos, el trabajo remoto es una nueva realidad y puede llevar un tiempo acostumbrarse.
Sarah, nuestra diseñadora de productos de Berlín, compartió algunas estrategias que le han funcionado:
1.Separar el trabajo de la vida
Cuando su lugar de trabajo es también su hogar, puede ser mucho más difícil establecer límites. Es fácil distraerse con las tareas domésticas durante sus horas de trabajo y luego quedar atrapado trabajando en la computadora hasta la noche; de repente siente que no ha trabajado un día completo, pero tampoco ha tenido tiempo para relajarse.
La clave aquí es: cuando trabajes, mantente enfocado y haz que cuente. Y cuando sea el momento de parar, apague su computadora portátil y no la vuelva a tocar. Algunas formas en que he creado estos límites son:
- Cree un espacio de trabajo que sea solo para el trabajo.
- Defina un ritual de trabajo que separe el “modo de vida” del “modo de trabajo”. Algunos rituales que han funcionado para los diseñadores de SmartRecruiters son: Vestirse como si estuvieras saliendo de casa. Dar un paseo para tomar un poco de aire fresco antes de comenzar el día. Preparar una taza de té y escribir tareas en su cuaderno. Revisando boletines informativos, ¡pero asegúrese de configurar un temporizador! Leer un artículo en su campo. Dedica 15 minutos a cualquier actividad creativa de tu elección (música, dibujo, escritura, etc.) para que fluyan tus jugos creativos.
2. Mantener calendarios y garantizar la transparencia
Es difícil conocer la disponibilidad de colegas a distancia. Es por eso que es importante establecer horarios claros para el trabajo de diseño y programar tiempo para el almuerzo o los descansos. Por supuesto, una lista de tareas asequibles siempre ayuda también.
3. Interactúa con tu equipo
A menudo pensamos que la creatividad solo puede nacer si estás con tu equipo en una habitación bien iluminada con una pizarra y notas adhesivas. Es cierto que la energía y la reactividad de los intercambios favorecen la creatividad, especialmente en las sesiones de lluvia de ideas, pero aún es posible practicarla a distancia con la organización y los sistemas adecuados.
Así que no se desanime por no estar en la oficina para planificar talleres o sesiones de lluvia de ideas. Es muy importante que los diseñadores trabajen juntos e intercambien pensamientos e ideas, y con las herramientas de colaboración que existen como Miro, Mural y otras, puede explorar y probar ideas remotas o diseñar sprints.
Esto no solo ayudará a impulsar su proyecto, sino que también ayudará a fortalecer su equipo. Tocamos algunas de las estrategias que nos han funcionado más adelante en este artículo.
4. Integrar ejercicios y descansos
Cuando está fuera de una oficina, puede ser tentador tomar medidas extremas para asegurarse de que siempre esté disponible para sus colegas y clientes. Pero incluso mientras trabaja de forma remota, necesita un descanso tanto como si estuviera trabajando en la oficina.
Tómese el tiempo para recargar sus baterías dando un paseo corto, haciendo ejercicio o meditando. Estos descansos no necesitan ser largos. Intente programar una sesión de yoga de 15 minutos en su balcón o patio trasero después de su reunión matutina, o ponga una sesión de meditación en su calendario durante el descanso de media tarde y sienta los beneficios de aprovechar su tiempo de descanso.
5. Ejercita tu creatividad
Aproveche su libertad para encontrar soluciones innovadoras a sus problemas o probar otros métodos para hacer su trabajo. ¡Es posible que se sorprenda con el resultado!
Evitar las distracciones es uno de los mayores desafíos de trabajar a distancia. Encontrar un horario y un espacio de trabajo ayuda, pero puede requerir un poco más de esfuerzo. Por lo tanto, trabajar en su automotivación, disciplina, organización y la capacidad de colaborar sin reunirse en persona es crucial para una gran experiencia de trabajo remoto
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Cómo estructurar un sprint de diseño remoto
A estas alturas, todos reconocemos el valor del sprint de diseño como una excelente manera de divergir, converger y alinear al equipo en torno a una solución inicial. Cuando nos volvimos 100% remotos en respuesta a Covid-19, me estaba preparando para iniciar diseños para una nueva función de comunicación.
Sabía que un sprint era la herramienta correcta para implementar, pero necesitaba descubrir cómo hacerlo efectivo con diferentes zonas horarias y prioridades de las partes interesadas en competencia.
Comencé a organizar la agenda por el trabajo que se podía hacer fuera de línea y las actividades para las que todos necesitábamos estar presentes. Al incluir “tarea” (sé que ese término se siente irónico en este momento), pudimos ser más flexibles con las zonas horarias y más eficientes con nuestro tiempo de colaboración sin perder el compromiso del equipo.
Comencé preparando un resumen de sprint con mi colega Anthony, el gerente de producto de la función. Incluimos la lectura previa del descubrimiento de la investigación que habíamos realizado antes del sprint, así como la agenda y algunos trabajos previos, que consistieron principalmente en la preparación de la ronda relámpago.
En nuestro resumen, incluimos el objetivo del proyecto, las declaraciones de necesidades de los usuarios sintetizadas a partir de nuestras entrevistas con los usuarios y los datos cuantitativos compilados a partir de los resultados de la encuesta. Esto proporcionó contexto y le dio al equipo una comprensión profunda del problema a resolver.
Como solo teníamos dos días cortos, decidí que el primer día sería sobre ideación y pensamiento divergente con el objetivo de comenzar a converger al final del día.
El segundo día consistiría en converger y refinar a través de nuestros bocetos de soluciones y guiones gráficos. Puedes ver la agenda que armamos a continuación:
Día 1: Mapa y boceto
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- 10-10:10: Revise el resumen
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- 10-10:40: Cómo podríamos generar declaraciones: generar, votar, revisar
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- 00-11:10: Preguntas de sprint, acuerdo sobre el mapa / flujo, acuerdo sobre el objetivo
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- 10-11:20: Descanso
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- 20-11:50: Demostraciones de Lightning
- 11:50-1:00: Bocetos
Día 2: Decide
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- 9-10: Boceto de la solución
- 10-10:30: Votación por puntos
10:
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- 30-10:40: Descanso
10
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- :40-11: Crítica de velocidad
- 11-11:10: Votación
11:
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- 10-11:30: Flujo de prueba del usuario
11:
- 30-11:40: Descanso
- 11:40-2:00 Storyboard
Estas son las herramientas que utilizamos:
- Google docs – Activos relámpago, breves, depositarios
- Mural – la sala de sprint
- Bolígrafo/papel
- Figma
- zoom
Ahora, echemos un vistazo a las tuercas y tornillos del proceso real.
Lo primero es lo primero: comience con el “¿por qué?”
Comenzamos revisando el resumen para enmarcar el problema y el objetivo a largo plazo, así como cómo funcionaría el sprint (tuvimos un par de principiantes ).
Consejos para preparar la “habitación”
- Siempre me gusta mantener el objetivo a largo plazo y las preguntas de sprint en la parte superior de nuestro tablero para ayudarnos a tomar decisiones a lo largo del sprint, por lo que replicamos esta práctica en nuestro tablero Mural.
- Decidí de antemano que tendríamos un tablero para todos los activos y un tablero separado para los bocetos. Preparé estas plantillas de antemano para que todos supieran dónde encontrar recursos a medida que avanzaba el sprint.
- Por último, ahorramos un tiempo considerable al predefinir el flujo con anticipación y validar a través de una breve discusión con el equipo.
Aprendizajes de facilitar el sprint
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- Use Round Robin para compartir durante las discusiones para asegurarse de que cada miembro del equipo tenga la oportunidad de proporcionar información.
- Sea diligente al tomar notas en la pizarra.
- Aunque a nadie le gusta hacer cumplir las reglas, este es importante. Fomenta el compromiso y la rendición de cuentas y, hasta cierto punto, permite que el facilitador lea la sala.
- Gestione las expectativas: como se mencionó, tuvimos algunos principiantes en este sprint, es importante dejar claro el resultado y proporcionar una justificación para reservar la mayor parte de dos días en un calendario ya ocupado. Algunos puntos a alcanzar: Explicar el caso de negocio. Dé un poco de contexto de por qué el proceso funciona tan bien. Empodere a los participantes reiterando por qué su perspectiva única hace de este el equipo de ensueño.
Cumpla con el horarioUse el temporizador
- de Mural: lo usé junto con el temporizador de mi teléfono, ya que el mural no tiene un timbre. Me gusta dar la advertencia de 5 minutos para permitir que los miembros del equipo concluyan sus puntos principales. Proporcione tiempo para los descansos. Esto es fundamental para mantener el compromiso. Elegí programar el sprint en dos bloques de 4 horas. Podría intentar una sesión de mañana y tarde en el futuro para permitir que los miembros del equipo se pongan al día con las respuestas de slack y correo electrónico entre sesiones.
- Manténgase organizadoSin una pizarra, es aún más crítico que los activos estén bien organizados y que el equipo sepa dónde encontrar estos recursos como referencia. Depende del facilitador asegurarse de que estos procesos estén bien definidos con anticipación y actualizados a medida que haya nuevos artefactos disponibles.
Aunque puede parecer imposible forjar el mismo tipo de colaboración y compromiso que tenemos en persona, es posible crear resultados comparables a las sesiones en persona a través de una planificación cuidadosa y la utilización de herramientas. Shefali, nuestro Gerente de Diseño en SmartRecruiters comparte algunas estrategias adicionales a continuación:
1. Mantener la colaboración de las reuniones
Similar al sprint de diseño, nos apoyamos en herramientas de pizarra en línea para que los participantes de la reunión estén juntos en este espacio virtual. Si bien hay temas en los que compartir pantalla y una presentación de diapositivas son el formato apropiado, hemos descubierto que la naturaleza colaborativa de las herramientas de pizarra en línea ha sido mucho más efectiva para la mayoría de las reuniones de diseño.
El equipo de diseño utiliza pizarras blancas para intercambiar ideas, realizar retrospectivas, analizar la arquitectura de la información, sintetizar la investigación y mucho más. Veamos algunas sugerencias sobre cómo facilitar mejor estas sesiones.
El facilitador de la reunión
debe preparar el espacio de lienzo antes de la reunión para que todos puedan participar en la actividad de inmediato. Al igual que con todas las reuniones, el objetivo y la agenda de la sesión deben ser claros e incluso se pueden publicar dentro de la junta para mayor visibilidad.
Todos los asistentes deben tener acceso al enlace y poder editar en el espacio proporcionado. El facilitador debe estructurar la sesión de manera que cada participante sea libre de interactuar con el espacio y alentarlos activamente a intervenir, esto evitará una situación en la que solo una persona esté haciendo la mayor parte del trabajo.
Un gran desafío de una pizarra en línea es dibujar. Hay algunas personas que han dominado el dibujo con ratón, pero para muchos es más difícil y más lento que usar una pizarra física.
La mejor solución que hemos encontrado es seguir dibujando en lápiz y papel, luego simplemente cargar la imagen en un espacio compartido para su revisión. Esto también aporta un buen elemento orgánico al espacio en lugar de depender puramente de la tecnología. Asegúrese de incluir el recordatorio de que se supone que dibujar es áspero y desordenado, para cualquier participante no diseñador que pueda dudar en dibujar.
Fomente las discusiones de mesa redonda donde se plantea una pregunta o tema y cada participante de la reunión responde. Es fácil que los gestos sutiles que las personas hacen cuando están a punto de hablar pasen desapercibidos en reuniones remotas, incluso si las cámaras están encendidas. Esto asegura que todos tengan la oportunidad de contribuir a la conversación, mantenerse más comprometidos y evitar hablar unos sobre otros.
2. Ejecutar críticas de diseño efectivas de forma remota
Las críticas de diseño son una parte integral de la colaboración de diseño. Nuestro equipo de diseño de productos en SmartRecruiters se divide entre San Francisco y Berlín, por lo que tenemos mucha práctica para ejecutar estas sesiones de forma remota.
Nos centraremos principalmente en la retroalimentación sincrónica, ya que este es nuestro formato típico para la crítica de diseño, pero también ofreceremos algunos consejos sobre opciones asíncronas en caso de que su equipo también pueda beneficiarse de esto.
Nuestras críticas de diseño son semanales y de 45 minutos de duración, durante los cuales un diseñador presenta su trabajo. Esto funciona bien para nosotros con un equipo más pequeño. Su equipo debe ir con lo que funciona mejor para su proceso y sentirse libre de experimentar hasta que encuentre un enfoque cómodo.
También gestionamos todos los comentarios en un canal de Slack dedicado específicamente a las críticas de diseño (aparte de nuestro chat de equipo habitual).
Crítica de diseño sincrónico
Antes de la
hora de la crítica, el presentador y el facilitador deben ser asignados. Recomendamos establecer una cadencia tanto para determinar estos roles como para el tiempo de crítica en sí.
Se espera que el presentador comparta tanto el contexto como un enlace a su trabajo relevante antes de la sesión. El papel del facilitador es mantener el tiempo y tomar notas para el presentador. El resto del grupo dará retroalimentación activa durante la sesión.
El presentador debe cubrir los siguientes puntos al proporcionar contexto para el equipo:
- Objetivos de diseño: ¿Qué problema estás tratando de resolver? ¿Quién es el usuario al que está atendiendo? ¿Cómo estás resolviendo el problema en este diseño? ¿En qué etapa del proceso de diseño estás?
- Desafíos: ¿Cuáles son las limitaciones que el equipo debe tener en cuenta? ¿Hay alguna decisión pendiente?
- Comentarios: ¿Sobre qué le gustaría recibir comentarios? ¿Sobre qué no le gustaría recibir comentarios?
El presentador comienza la sesión caminando a través del contexto de trabajo con más profundidad y aclara cualquier pregunta del grupo antes de sumergirse. Una vez completada esta introducción, el presentador comienza un recorrido por su trabajo. Si su equipo trabaja en Figma, es genial abrir el mismo archivo y “seguir” al presentador para esto.
Los participantes deben tomar notas activas durante este tutorial, pero esperar hasta que el presentador haya completado su proceso de uso compartido antes de entregar vocalmente los comentarios.
Utilizamos el complemento de notas adhesivas para dejar notas en las pantallas asociadas en lugar de comentarios para que permanezcan visibles. ¡Hay algo satisfactorio en ver que los post-its virtuales, como este de Figma, se suman a lo largo de la sesión!
Una vez que se completa el tutorial, abrimos el piso para una discusión del diseño y volvemos a consultar las notas que quedan en todo el archivo. El facilitador intensifica este período para garantizar que la conversación se mantenga en el buen camino, que el tiempo se administre bien y que se capturen los pensamientos de los presentadores. Se espera que todos los diseñadores sean respetuosos, constructivos y solidarios con sus comentarios.
Crítica de diseño asíncrono
A veces no tenemos el lujo de reunirnos como grupo para obtener retroalimentación, para esto nos apoyamos en el proceso de crítica de diseño asíncrono. El diseñador comparte un enlace a su trabajo en nuestro canal de crítica de diseño donde los compañeros pueden registrarse y proporcionar comentarios sobre su propio tiempo. Es muy paralelo al formato habitual, pero con algunos cambios clave.
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- Compartir más detalles: El presentador debe agregar algunos detalles de contexto adicionales que de otro modo compartiría verbalmente al comienzo de una crítica. ¡Esto podría ser unas pocas líneas adicionales o tal vez incluso una nota de voz!
Aclare su flujo de trabajo: el presentador debe asegurarse de que el flujo de trabajo sea claro para que
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- los diseñadores hagan clic en el prototipo o debe proporcionar un diagrama de flujo adicional para que esto sea muy claro.
Establezca una fecha
- límite: el presentador debe especificar claramente una fecha para recibir comentarios. Esto establecerá claramente las expectativas de sus compañeros y garantizará que pueda incorporar sus comentarios en su próxima iteración.
Reflexiones finales
Al adherirse a las mejores prácticas mencionadas anteriormente, nuestro equipo ha podido mantenerse productivo, incluso mientras trabaja de forma remota y en zonas horarias separadas, mientras mantiene relaciones profesionales cercanas y de apoyo entre sí. Aunque no está exento de dificultades, trabajar de forma remota puede ser muy efectivo, es decir, cuando el proceso está bien diseñado.
