El proceso de incorporación es lo que cierra la brecha entre la experiencia del candidato y el empleado. Esta fase de transición es sutil y rápida, pero, cuando se le da la debida consideración y cuidado, vale la pena en dividendos a largo plazo.
La incorporación es uno de los pilares fundamentales del éxito de la contratación. Desafortunadamente, con demasiada frecuencia es un proceso que se pasa por alto y se subestima. Como introducción formal, un proceso de incorporación efectivo puede poner a los nuevos empleados en el camino hacia el éxito en su empresa, o dirigirlos en la dirección opuesta.
En una época en la que las empresas están invirtiendo más que nunca en la adquisición y retención de talento, ¿por qué hacer algo menos que guiar a los empleados, en cada paso del viaje, hacia el éxito total?
Echemos un vistazo más de cerca al verdadero valor de la incorporación, lo que hace que la experiencia de incorporación sea memorable, así como lo que su empresa puede hacer para medir, construir y mejorar continuamente su proceso.
¿Qué es la incorporación?
La incorporación de empleados es el proceso de integrar formalmente a los nuevos empleados en su organización, haciéndolos sentir bienvenidos e inmersos en la cultura de su empresa, así como presentándoles las herramientas y los equipos con los que trabajarán.
La incorporación puede tomar muchas formas y formas. En algunas empresas, consiste en reuniones y presentaciones en las que los nuevos empleados aprenden pasivamente las políticas y procedimientos. En otros, es un asunto mucho más relajado y puede consistir en juegos, parodias, disfraces, música y bares de limbo.
No importa el enfoque, el objetivo principal de la incorporación es garantizar que los recién llegados se sientan bienvenidos y cómodos en su nuevo entorno, y proporcionarles las habilidades, el conocimiento y los recursos necesarios para comenzar su relación de trabajo con su empresa de una manera positiva y productiva.
Por qué es importante
En muchos sentidos, el proceso de incorporación no es tan diferente del primer día de clases, una experiencia que casi universalmente se considera que provoca ansiedad. Sin embargo, no tiene por qué ser así.
Todo lo que se necesita para cerrar la brecha entre dos extraños es un apretón de manos y un hola. Piense en la incorporación como un apretón de manos prolongado y hola; Un rompehielos para facilitar la construcción de relaciones entre los nuevos empleados y sus colegas. Cuanto antes se sientan cómodos, antes se sentirán cómodos, seguros y listos para sumergirse en su trabajo.
Sin embargo, no hacerlo podría hacer que los empleados se sientan desintegrados, desconectados y, en última instancia, desinteresados. Además, la ausencia de una incorporación formal puede obstaculizar la productividad de los nuevos empleados, así como de sus colegas y supervisores.
Sin embargo, no confíe en nuestra palabra. Según Click Boarding, una plataforma de tecnología de recursos humanos con sede en Minnesota, hay algunos datos bastante convincentes que destacan la importancia de la incorporación.
- Las empresas con un programa de incorporación atractivo retuvieron al 91% de sus trabajadores de primer año.
- Las nuevas contrataciones con un programa de incorporación bien estructurado tenían un 69% más de probabilidades de permanecer en una empresa hasta por tres años.
- La incorporación mejora el ROI de la empresa en más de $ 79,000 / año.
Lo esencial
1) No esperes al primer día
Como dice el viejo refrán, “¿Por qué dejar para mañana lo que puedes comenzar hoy?” La incorporación no es una excepción. No tiene que esperar hasta la orientación real para comenzar a atraer nuevas contrataciones al redil.
Pequeños gestos como enviar un correo electrónico de bienvenida o una nota escrita a mano a sus futuros colegas, o alentar a su equipo a comunicarse con LinkedIn y decir “hola”, son muy recomendables durante el proceso de incorporación. Requiere solo minutos de su tiempo y envía una señal de aceptación a los recién llegados desde el principio que seguramente apreciarán.
2) Todo el mundo ama una buena historia
No puede esperar de manera realista que alguien que va a trabajar para usted invierta profesionalmente en su empresa sin una buena razón. Claro, siempre puede argumentar que el pago es un buen motivador, pero los acuerdos transaccionales solo pueden llevarlo hasta cierto punto. Además, los tiempos han cambiado y también lo han hecho las prioridades de los empleados en el lugar de trabajo.
Entonces, ¿cómo transmites la importancia de tu empresa a las nuevas contrataciones? Es bastante simple, en realidad. Cuéntales una historia honesta y anticuada.
Trata de pensar en un amigo o familiar que posea el don de la palabra y cuyas palabras puedan encantarte y dejarte hechizado, queriendo saber más. La narrativa puede ser cautivadora y persuasiva, esto se refiere no solo a personas individuales, sino también a grupos de personas (empresas).
Piénsalo por un minuto. Es muy probable que estés al menos algo familiarizado con la historia de la vida de alguien como Bill Gates; que fundó Microsoft en un garaje en los años 70, en una década se convirtió en el multimillonario más joven de la historia a los 31, y además de ser un empresario de gran éxito, se dedicó a una vida de filantropía. La suya (y la de Microsoft) es una historia bien conocida.
No todas las empresas tendrán una historia que contar que esté a la par con la de Microsoft, pero una historia de fondo de esa magnitud ni siquiera es necesaria. Si puede explicar honestamente el “quién”, el “qué” y el “por qué” de su empresa, eso ya la hará más identificable que un negocio impersonal cuyas intenciones y carácter se dejan a la especulación.
Alguien en su empresa seguramente ya tiene un gran discurso de ascensor para los inversores. Prepare uno para las personas que invertirán su tiempo y esfuerzo en el éxito de su empresa.
3) Proporcionar algún propósito
Anhelar un propósito en la vida es ser humano. Por lo tanto, teniendo en cuenta el hecho de que como adultos pasamos la mayor parte de nuestras horas de vigilia en el trabajo, es lógico que las personas también anhelen un propósito en sus carreras.
Tenga esto en cuenta al diseñar su proceso de incorporación. ¿Qué propósito está tratando de lograr su empresa? ¿Tiene metas y proyectos establecidos para hacer realidad ese propósito? Eso no quiere decir que el propósito de su empresa deba reflejar el de una organización sin fines de lucro si, por ejemplo, es una empresa de contabilidad. La definición exacta de propósito es flexible. Lo importante es que comunique claramente ese propósito durante la incorporación y posteriormente.
Incluso si se trata de un propósito simple y directo con metas y objetivos de apoyo, ayudará a su fuerza laboral a comprender racionalmente el “cómo” y el “por qué” detrás de su trabajo. Además, las personas tienden a ser más cooperativas cuando se les da un propósito / razón para sus acciones.
4) El trabajo en equipo hace que el sueño funcione
Los principales activos de su organización son las personas que la hacen funcionar. Como las personas son animales sociales, es importante enfatizar valores como la cooperación y la confianza. Cultive una apreciación por estos valores desde el primer día incorporando actividades relacionadas en su incorporación. El desarrollo y mantenimiento de las relaciones interpersonales en el trabajo es una tarea continua; Impresionar la importancia de dichas relaciones desde el principio.
5) Juega el papel de informante cultural
Asegúrese de que sus nuevos empleados conozcan el diseño de la oficina y los aspectos sociales que la acompañan. Por ejemplo, si las personas en la empresa a menudo salen a tomar café por la tarde, hágalo. Si los juegos competitivos de futbolín son una ocurrencia regular, pero solo después del almuerzo, hágales saber. Consejos de expertos como estos ayudan a los empleados a entrar en el redil con confianza.
6) Formas y formalidades formidables
Si bien hay varias formas geniales y poco convencionales de hacer que la experiencia de incorporación sea realmente agradable, desafortunadamente hay otras que probablemente nunca dejarán de ser un poco aburridas. Como llenar formularios de retención de impuestos estatales y federales. Sin embargo, es una parte muy importante del proceso. Uno que requiere atención al detalle, por el bien de su empresa y los empleados que está incorporando.
Asegúrese de informarse a sí mismo y a los nuevos empleados de qué papeleo tendrá que completarse antes de su primer día. También es importante reservar tiempo para explicar a fondo las leyes laborales, las regulaciones de seguridad, los requisitos de cumplimiento relacionados con la empresa, así como los exigidos por los órganos de gobierno locales, estatales e internacionales. Por ejemplo, las regulaciones generales de protección de datos (GDPR) o la Ley de privacidad del consumidor de California (CCPA)
7) Sea visual y directo
Los nuevos empleos pueden ser desalentadores. A veces puede llevar meses a los nuevos empleados adaptarse, comprender todas las partes de trabajo y darse cuenta de cómo encajan en el panorama general. Hay mucha información para asimilar al principio.
Por lo tanto, si puede encontrar una manera de explicar clara y visualmente (¡señale sus organigramas!) la estructura de su empresa, la jerarquía de gestión, la división general del trabajo entre los departamentos y cómo todo eso se relaciona con las responsabilidades y los flujos de trabajo de los nuevos empleados, definitivamente hará que toda la experiencia sea un poco más digerible.
¿Necesitas inspiración sobre cómo crear un gran organigrama? Consulte el siguiente recurso de Microsoft.
8) Sea ingenioso y amigable
Prepare a sus empleados para el éxito haciéndoles saber a dónde acudir si necesitan algo. Recuerde, puede tomar un tiempo configurarlo durante las primeras semanas (o más) en la oficina. Los recién llegados necesitan tiempo para entrar en el ritmo, establecer una rutina, internalizar nuevos procesos, etc.
Inevitablemente, tendrán muchas preguntas y lagunas en su conocimiento. Esto no viene sin al menos un toque de ansiedad para la mayoría de las personas. Puede ayudar a mitigar eso al tener recursos de acceso y repositorios de conocimiento para todo lo relacionado con los procesos, directrices, recursos y regulaciones de su empresa. Eso podría ser algo tan simple como una carpeta compartida en Google Drive o una página de Confluence completa. El conocimiento es poder. Compártelo.
Haga sus listas de verificación y revíselas dos veces ☑️ ☑️
Dependiendo de qué tan involucrado esté el proceso de incorporación de su empresa, es posible que usted, y los nuevos empleados que incorpore, tengan que encargarse de varias tareas administrativas, como completar formularios. Si está incorporando una gran cohorte, la cantidad de tareas a las que se enfrentará podría comenzar a multiplicarse rápidamente. Para mantenerse al tanto de las tareas en cuestión, apóyese en una de las herramientas organizativas que existen: la lista.
No es la lista en sí misma lo que es importante. Más bien, es lo que representa y ayuda a lograr: organización y estandarización. Ambos esenciales para la incorporación. Si extravía o se olvida de recoger un documento importante de un nuevo empleado, como su información de nómina de permiso de trabajo, las consecuencias podrían ser muy inconvenientes.
O imagine el siguiente escenario: un grupo de empleados es incorporado e informado de un beneficio de la compañía recientemente implementado, como un presupuesto anual de desarrollo personal para todos en la empresa. Sin embargo, dos semanas después, el siguiente grupo de nuevos empleados no recibe esa información durante su proceso de incorporación, solo para descubrirlo semanas o meses después del hecho.
Puede parecer un pequeño descuido, y es uno que podría suceder fácilmente dependiendo de cuántas personas en su empresa sean responsables de la incorporación, pero sus colegas no lo verán de esa manera si tienen la impresión de que hay una falta de paridad en la empresa cuando se trata de beneficios.
¿La mejor manera de evitar tales inconvenientes? Lo has adivinado: listas de verificación. A continuación encontrará cuatro plantillas de lista de verificación de incorporación gratuitas y completas disponibles para descargar.
Lista de verificación de incorporación: preparación para el primer día Lista de verificación de incorporación: papeleo de nuevos empleados Lista de verificación de incorporación: políticas y procedimientosLista de verificación de incorporación: orientación
Lleve la cuenta de los costos para aprovechar al máximo su proceso
Para maximizar el dinero que invierte en la incorporación, es importante determinar primero los costos asociados, como los siguientes ejemplos:
Papeleo de incorporación y tiempo administrativo
- Digamos que tiene un asistente de recursos humanos al que paga $ 15.00 por hora, si contrata a 70 nuevos empleados por año y se necesita un promedio de 10 horas de tiempo administrativo, por nuevo empleado, para procesar su papeleo, eso suma $ 10,500 por año.
Costo de gestión para incorporar y capacitar a los nuevos empleados
- Si usted es Jefe de Personas (que gana $ 80,000 por año) gasta 8 horas en la incorporación por nuevo empleado, y contrata a 70 personas nuevas por año, eso equivale a $ 21,280 por año.
Teniendo en cuenta solo estos dos costos, para una empresa que contrata a 70 nuevos empleados por año, los costos promedio ascienden a $ 454 por nueva contratación. Sin embargo, hay un puñado de otros factores que también deben tenerse en cuenta:
- ¿Cuánto tiempo pasan los miembros del equipo en otros departamentos (como TI), en promedio, ayudando con la incorporación y la capacitación?
- ¿Cuánto dinero, por nuevo empleado, se gasta en el kit / paquete de bienvenida?
- ¿Cuál es el costo promedio por nuevo empleado de hardware, software, muebles y otros suministros?
Estirando su dinero de incorporación
Cuando tenga una visión más granular del dinero requerido para la incorporación, puede comenzar a explorar productos y soluciones que podrían ahorrarle tiempo y dinero valiosos. Por ejemplo, si sabe que gastó aproximadamente $ 10,500 por año en papeleo administrativo y encuentra una compañía que garantiza que pueden reducir ese costo a la mitad a través de la entrega de documentos digitales, esa es una opción que vale la pena seguir.
Otra forma de optimizar el dinero que asigna a la incorporación es aprovechar las sinergias de sus presupuestos de reclutamiento y aprendizaje y desarrollo (L&D).
Según la psicóloga organizacional y entrenadora de liderazgo Alison JY Lee: “Se recopila información valiosa sobre cada nuevo empleado a través de las horas dedicadas al proceso de reclutamiento. En el momento de la incorporación, debe tener información sobre sus fortalezas clave y los desafíos clave que pueden afectar su compromiso y rendimiento en la empresa. Con esa información, puede sincronizar con L&D para abordar estas áreas con un plan de desarrollo individualizado desde el principio. De esta manera, podrá ampliar el valor del gasto en reclutamiento al rendimiento y obtener ahorros del ritmo acelerado al que un nuevo empleado puede agregar valor al negocio”.
Hay una integración para eso
Como todas las herramientas, debe descubrir cómo hacer que su sistema de seguimiento de solicitantes (ATS) funcione para usted. No al revés. Afortunadamente, hay algunos productos realmente excelentes en el mercado para hacer que el proceso de incorporación sea más fluido, y muchos de ellos se pueden vincular fácilmente a su ATS.
Estas integraciones le permitirán facilitar muchos de los aspectos administrativos del proceso de incorporación, liberando su tiempo para concentrarse en la tarea más grande que tiene entre manos, lo que la convierte en una experiencia memorable.
A continuación encontrará tres ejemplos de soluciones de incorporación de empleados que podrían hacer su vida un poco más fácil.
1) Una tarea menos para marcar en segundo plano de la lista
Una vez que haya extendido una oferta a un candidato, es probable que deba realizar una verificación de antecedentes de rutina antes de continuar con el siguiente paso. A menudo, estos se ven en el servicio de alimentos y el comercio minorista, pero también son comunes en trabajos de autorización de alta seguridad.
Las soluciones de verificación de antecedentes como Checkr facilitan la selección rápida de candidatos, compartir los resultados con su equipo y almacenar dichos resultados en una ubicación centralizada. Esto reduce el tiempo de respuesta, mejora la experiencia del candidato, reduce los flujos de trabajo de los reclutadores, mitiga el riesgo y ayuda a los equipos de asistencia técnica a mantener el cumplimiento.
2) ¡Firmado, sellado, entregado!
Hubo un tiempo en que uno de los mayores riesgos laborales que enfrentaban los equipos de recursos humanos eran los recortes de papel, especialmente al incorporar nuevas contrataciones. Afortunadamente, ese ya no es el caso.
Gracias a empresas como DocuSign, ahora es posible crear, enviar y recibir electrónicamente firmas legalmente vinculantes para documentos importantes como cartas de oferta y contratos de trabajo. Solo piense en todo el tiempo (y los recortes de papel) que ahorrará al no tener que completar formularios, hacer viajes a la oficina de correos o programar reuniones con el único propósito de firmar documentos.
3) Da la bienvenida al talento como te gustaría ser bienvenido
¿Sabías que el 22% de los nuevos empleados dejan el trabajo dentro de los primeros 45 días? ¡Si tan solo hubieran tenido una experiencia de incorporación más memorable!
Plataformas como ClickBoarding han hecho que todo el proceso de incorporación sea accesible, fácil y una opción obvia para cualquier empresa que busque agregar un poco de brillo a la forma en que dan la bienvenida a nuevos talentos.
Para tomar prestados sus mensajes: “Mantenga a los nuevos empleados conectados y comprometidos con la marca de la que se enamoraron. Dale la bienvenida con un video, un mapa de la oficina, normas culturales y cualquier otro contenido que cuente tu historia. Agregue contenido de marca durante cada parte de la experiencia para comenzar a construir su lealtad incluso antes del primer día”.
Las 5 mejores conclusiones a tener en cuenta
- Hay un inmenso valor (monetario y no monetario) en la incorporación.
- Pon pensamiento y cuidado en el proceso. Marca la diferencia.
- La organización y la estandarización son esenciales.
- Calcule sus costos. Tenga en cuenta las formas de optimizar el presupuesto.
- Busque soluciones digitales para ahorrar dinero, agilizar el proceso y mejorar la experiencia del candidato.
Próximas atracciones: 2021: solución de incorporación de SmartRecruiters
El proceso de incorporación, entre otras cosas, tiende un puente entre el viaje del candidato y el empleo. Cuando se ejecuta bien, ayuda a facilitar una experiencia para el solicitante de empleo / futuro empleado que es perfecta y memorable.
Si se maneja mal, crea una experiencia disonante. Uno que podría hacer que un nuevo empleado cuestione su decisión de aceptar el trabajo que su empresa le ha ofrecido.
No hace falta decir que hay mucho en juego. Por lo tanto, SmartRecruiters se complace en anunciar que ofreceremos la funcionalidad de incorporación como una característica nativa e integrada en nuestra suite de adquisición de talentos a partir de 2021. Se pueden encontrar más detalles en la presentación principal anterior de la Jefa de Producto de SmartRecruiters, Natalia Baryshnikova, en la conferencia Hiring Success de este año.
Ahora que tienes una idea de cómo llevar tu juego de incorporación al siguiente nivel, ¿qué sigue? Haga que cada fase de su experiencia de candidato sea memorable. Le mostraremos cómo hacerlo en La guía definitiva para el éxito de la contratación.
Mason Mitchel
Comercializador de contenidos. Entusiasta de las donas.
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Noah Schreiber
Operaciones de marketing en SmartRecruiters.
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